行政机关公文种类,

上传时间:2013-10-19 来源:

国务院颁布的《国家行政机关公文处理办法》(以下简称《办法》)第二章“公文种类”共确定了“命令(令)、决定、公告、通告、通知、通报、议案、报告、请示、批复、意见...

行政机关公文种类 国务院颁布的 《国家行政机关公文处理办法》 (以下简称 《办法》 ) 第二章“公文种类”共确定了“命令(令) 、决定、公告、通告、通知、 通报、议案、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要”共 13 类、14 个文种。

下面就各个文种作一介绍。

一、命令(令) 命令(令) :“适用于依照有关法律公布行政法规和规章;宣布施 行重大强制性行政措施;嘉奖有关单位及人员”。

命令(令)有 3 个特点,即:具有强制性、有限定的发令机关、 发布命令必须以法律和法令为依据。在具体使用中命令(令)可以分 为公布令、行政令、任免令、嘉奖令等。

1.公布令。这是颁布法律、法令和法规时使用的令文。公布令 正文比较简短,一般由颁布对象、颁布根据、颁布决定、执行要求 4 部分组成。颁布对象,指所公布的法规文件的名称;颁布根据,说明 是经过什么会议通过或由什么领导机关批准的;颁布决定,即公布或 批准的决定,一般有“现予颁布(公布、发布)”、“ 现予公布施行” 等;执行要求,一般指公布的法规文件开始生效实施的时间要求。颁 布令后面要附上所颁布的法规文件。

2.行政令。这是采取重大强制性行政措施时使用的令文。行政 令的正文一般分为 3 个部分,即命令缘由(引言) 、命令事项(主文) 和执行要求(结语) 。

命令缘由部分着重阐明发令原因,扼要写明发令的背景、形势和 1 缘由,揭示发令的目的和意义,使受令方了解执行此令的重要性,增 强执行命令的自觉性。

命令事项是命令的主体部分,也就是命令所要采取的重大的强制 性措施。要分条款或分层次地写明规定事项、工作要求、方法步骤。

文字要写得具体、肯定、简明、庄重,不作议论。使受令方一目了然, 易于执行。

执行要求是命令事项的补充,对受令方提出要求和嘱咐。有的令 文执行要求已在前面两部分讲明,也就不必再单独写这部分了。也有 的命令的正文没有明显地分为三个部分,而是篇段合一的。

3.嘉奖令。这是上级对下级授予荣誉称号,表彰、奖励时使用 的令文。嘉奖令的正文一般包括 4 个部分:优秀事迹、性质和意义, 嘉奖项目、号召和希望。

优秀事迹部分是构成嘉奖令的依据和基础,主要写被嘉奖对象的 英雄模范事迹。

嘉奖项目是嘉奖令的主要成份。要交代是什么机构或什么会议决 定给予嘉奖,嘉奖项目是哪些。然后,要根据嘉奖对象的事迹,扼要 地写出对受奖者的勉励和对大家的希望。撰写嘉奖令应注意:第一, 嘉奖令并不常用,凡发令嘉奖的,必须是相当突出的英雄模范人物, 其功绩显赫,影响甚大,足以效法、学习。第二,嘉奖今既要叙述事 迹,又要议论意义,还要有号召力,这就要求注意语言的运用,要实 事求是地概括,不能夸张渲染。 二、决定 2 决定:“适用于对重要事项或者重大行动做出安排,奖惩有关单 位及人员。变更或者撤销下级机关不适当的决定事项”。

决定是领导机关发出的,带有制约、规范、指导作用的下行文。

各类决定的写法:

1.表彰决定:这类知照性决定,就是把决定事项简要地传达给 有关单位,极少有要求执行的具体意见,它的内容比较单纯,主要是 决定依据和决定事项,即使有号召或者鼓动性的结尾,也很简短。在 写法上往往开门见山,直接陈述,篇段合一,语句简练、明快。

2.处分决定的写法有所不同,应写受处分人的身份、错误事实、 错误性质、根源、本人对错误的态度、处分内容等。

3.关于重大行动或重要事项的决定。这类决定用于安排较大范 围的重大行动或重要事项,一经发出,震动较大。如:

《国务院关于 全面推进依法行政的决定》 (国发〔1999〕23 号)等。这类决定大都 经过一定的会议讨论通过。它的写法更强调把道理说清楚、讲透彻, 以便尽可能地统一认识,增强执行决定的自觉性。 三、公告 公告:“适用于向国内外宣布重要事项或者法定事项”。公告可以分为 三种类型。

第一类是向国内外宣布重大事项的公告。它通常以国家机关名义 或者授权新华社向国内外庄重宣布某一重大事项。如宣布国家领导人 的选举结果、出访、颁布法律、重要法令,公布重大科技成果等等。

第二类是宣布影响面很大的专门事项的公告。这类公告,是由有 3 关职能部门,按法定程序发布的,有的也因涉外工作的需要而发布。

如按《商标法》规定的注册商标公告,以及公布企业破产的公告,企 业换证公告,质量监督公告等等。

第三类是向特定对象发布的公告。

公告内容单一,篇幅一般比较简短,标题可以写成三种形式:由 发文机关、事由、文体组成;由发文机关、文体组成;只有文体这一 要素组成,如( 《公告》 ) 。标题下可依公告单独编号。在公告的正文 中,要简明扼要地写出公告依据、公告事项。结尾一般以“现予公告”、 “特此公告”作结语。 四、通告 通告:“适用于公布社会各有关方面应当遵守或者周知的事项”。

通告文种各行政主管部门使用的比较多,时常见诸报端。如公安 部门发布的车辆年检、交通管制的通告,工商部门发布的企业许可证 年审的通告等等。

通告的标题大体有三种:一是由发文机关、事由和文种三部分组 成;二是只有发文机关和文种组成;三是只写文种《通告》 。通告的 正文主要是针对某些事项作出规定或限制,成为告知对象行动的规 范,要求遵循。因此,正文一般由目的根据、规定事项和要求三部分 内容构成。正文之后,习惯以“特此通告”、“此告”等词语结尾。

拟制通告要注意三点:一要突出中心。通告常常带有法规的性 质,要明确“允许做什么和不允许做什么”。力求简明易懂、有章可循、 有规可依。二要体现方针政策。必须正确地把握方针、政策,熟悉有 4 关事项的具体情况。三要通俗易懂,切忌语言含糊,公众难以理解。

五、通知 通知:“适用于批转下级机关的公文,转发上级机关和不相隶属机关 的公文,传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或者执行的事 项,任免人员”。

通知是使用得比较多的一种公文。通知大多是下行文,因而有一 定的指挥、指导性。和其它下行文种相比,通知应用范围更宽,具有 广泛性。大多数类型的通知对受文对象总是有所要求,提出需要执行 或办理的事项,它虽不同于命令,但也有一定的权威性。通知还有明 显的时间性,有些通知,如会议通知,只是在指定的一段时间里有效。

按《办法》通知可以分为批转和转发性通知,传达、要求执行、 周知性通知及人事任免通知三种。我们在办理公文中发现一些地区和 单位在使用通知时存在这样几个问题:一是标题繁琐。比如出现几个 “关于”或“通知的通知”等情况;二是转发和批转性通知的按语部分文 字过多或态度不明确;三是要求执行或周知性的通知的引言部分未能 表明行文的目的和所依据的事由。因此,我们在拟制通知时应当注意 以下几点:

1.标题。一般由发文机关、事由和文种三部分组成,只使用一 个介词“关于”再加事由和通知即可。如:

《××省人民政府关于印发 1997 年国民经济和社会发展计划要点的通知》 。另外,还要注意在标 题中除引用法律法规和行政规章时可加书名号外,一般不加标点符 号。在起草层层转发的通知时,要尽量把标题写得简明些。可以采取 两种办法解决:一是对各个转发通知都提出了具体要求的,可以综合 5 改写为一个新的“通知”,贯穿全部内容或主要精神。二是对非政策性 文件,几个转发通知又无新要求的,可以减少中间层次,直接转发。

如:关于转发市计委“关于转发省计委‘关于转发国家计委办公厅《关 于批转(<××日报>)发行工作会议纪要的通知》的通知’的通知”, 如果改写为:××市计委关于转发国家计委办公厅批转《××日报》发 行工作会议纪要的通知,就简明多了。

2.批转和转发性通知。这类通知是针对被批转或转发的公文而 发的,通知成了主件,原公文成了附件,正件、附件一起,组成了批 转性或转发性通知。正文包括两个部分:转发对象和批注意见。转发 对象要写明被批转、转发的公文名称及原发文单位。批注意见要写明 对所转发公文的态度、意见和执行要求。批转性通知的批语和转发性 通知的按语,可长可短,应看具体情况而定。有的照批照转,只极为 简要地表明态度、作出评价、提出要求。如:“省经贸委《关于 1998 年经济运行调控方案》已经省政府同意,现转发给你们,请认真贯彻 执行。”有的强调重点,在写明态度、评价和要求之后,再结合实际 情况,对所转发公文的重要意义或者某一方面的精神,突出加以强 调,以引起重视。有的补充完善,对所转发的公文除作出基本肯定外, 还就其本身不够完善的地方作些补充、说明。但一般情况下,批语和 按语不易过多,以免与转发、批转文件内容重复。

3.要求执行和周知性通知。引言部分一定要写清楚行文的缘由、 意义、目的和所依据的法律、法规、政策。

4 . 要根据转发公文的不同情况 , 恰当使用习惯用语 。

如表态的“同 意”、“原则同意”、“基本同意”等词语;提出要求希望的“希遵照办理”、 6 “请认真贯彻执行”、“请研究执行”、“请参照执行”、“供参考”、“请研究 试行”等词语。

5 . 任免通知 。

除法定机关的主要领导人外 , 其他任免一般采用“通 知”。任免通知正文只写明经某级组织决定,任命(或免去)某人担 任某项职务即可。有的还写明任期和待遇 六、通报 通报:“适用于表彰先进,批评错误,传达重要精神或者情况”。

通报和通知都具有知晓性和指导性,但通知大都要求贯彻执行, 具有一定的约束力,而通报只起引导、警戒、启发、教育和沟通情况 的作用。通报可分为表扬性通报、批评性通报、情况通报等。

(一) 表扬性通报:正文一般包括先进事迹及其意义、先进经验、 表彰决定、希望和要求四个部分。

先进事迹是这类通报的主要内容。在直述式通报中,这部分内容 直接在通报中叙述,写得详细些。在转述式通报中,这部分内容已出 现在通报的附件中,就不必再重叙述先进事迹了,只须概括地强调或 突出要点。直述式通报在介绍先进事迹时,应做到:第一,要把时间、 地点、人物、事件、结果简明地交代清楚。第二,要实事求是,不能 任意夸大、渲染。第三,要重点突出,涉及能体现先进的精神境界和 突出通报中心的,就把事实写得详细些,无关紧要的可一笔带过或略 而不记。先进事迹的意义和先进经验,是通报的主旨。着重表彰先进 事迹的通报,应在介绍事迹的基础上,说明其意义。

表彰决定是写明领导机关对先进表彰奖励的决定,它通常写在通 7 报的末尾部分。

希望和要求,既包括对被表彰者的勉励和期望,又包括对广大群 众的号召和希望。这一部分要发掘先进的典型意义和时代精神,针对 当时形势需要有感而发,力求符合实际,有针对性,概括、鲜明、不 千篇一律。” (二)批评性通报:这类通报是通报中使用得最多的,它的内容 除在一定范围内公布对某单位、某人、某事的批评处理外,着重是要 从被通报的事件中吸取教训,以典型事例对群众进行教育,以防类似 事件的发生。其惩戒作用十分突出。

这类通报,有的是批评错误、公布处分决定,行文较短。有的除 批评错误、宣布处分外,侧重于分析情况,总结教训,指导改进工作, 篇幅就要长些。这类通报写法和前一类大同小异,正文包括错误事 实、根源和教训、处理决定、希望和要求四部分。 七、议案 议案:“适用于各级人民政府按照法律程序向同级人民代表大会或人 民代表大会常务委员会提请审议事项”。

议案格式比较简单,一般写明提请审议的事项名称、什么时间、 什么会议讨论通过、目的、法定提交人和提交时间即可。 八、报告 报告:“适用于向上级机关汇报工作,反映情况,答复上级机关的询 8 问”。

报告种类多种多样,大致可分为工作报告、情况报告、答复报告、 报送文件的报告等。

1.工作报告。这是用于汇报工作进程、总结工作经验、反映工 作问题、提出工作意见的报告。这类报告是报告中应用最为广泛的一 种。它的正文,一般包括基本情况、主要成绩、经验体会、存在问题、 今后意见等几部分。格式上,每一部分可标出序数分项写,或列出小 标题来写。

根据需要,工作报告可以写成综合性的,也可以写成专题性的。

综合性的工作报告,它是不同阶段、不同范围的全面工作总结或 汇报。可以是各方面的综合工作,或者一个系统、一个部门的全面工 作。

专题性的工作报告强调专一性,它是就某一项或某一方面的工作 向上级机关所作的报告。它可分为总结经验的专题工作报告和研究工 作的专题工作报告。前一类就是呈报上级的专题工作总结,它不需要 答复,后一类通常是就落实、开展、加强、发展、改进、改革某项工 作向上级作的专题报告。它不一定在工作结束后才写,常常是在工作 进程中,待工作告一段落时写好,待上级答复、批转。

2.情况报告。这是对工作中的重大情况、特殊情况、新情况进 行调查了解后,向上级作出的报告。它不需要答复、主要是让上级了 解、掌握情况,以便根据情况采取措施,指导工作。向上级提出工作 建议的报告,也属这一类。

3.答复报告。这是答复上级机关的查询、提问或汇报执行上级 9 机关某项指示、意见的结果的报告。正文包括答复依据、答复事项两 部分,写法比较自由。有的先写依据,后答复;有的边写依据,边答 复。 九、请示 请示:“适用于向上级机关请求指示、批准”。请示可以分为三种类型。

第一种是请求指示的。对上级制定的方针、政策、法律、法令、 法规、规章或某项指示有不同理解,希望上级明确解释,或者从实际 出发需要对某项规定、制度、指示作出修订、补充。

第二种是请求批示、解决问题的。请求上级机关解决本单位的某 些困难,或对本单位的某个问题提出处理意见请求上级批复而写的请 示,就属这一类。

第三种是请求批转的。某职能部门针对新情况、新问题提出了解 决的办法和措施,即因为不能直接要求平级或不相隶属的机关部门照 办,而需要请求上级审定后批转有关方面执行,这样上报的请示,就 属这类。这类请求批转的请示,容易同研究工作的专题报告混淆,写 作时尤其要注意。

请示一般由请示事由、请示事项、结尾三部分组成。结尾常以请 求语作结,习惯用的有“以上意见是否妥当,请批示”、“妥否?请指 示”、“当否?请批复”、“以上意见如可行(或如无不妥) ,请批转有关 单位执行”等。撰写请示应注意:

第一,要控制使用,当用才用。必须办理而在自己职权范围内又 不能解决,确实需要请示上级的才可行文请示。不要动辄请示,把矛 10 盾上交。

第二,要一文一事为宜,切忌把不相关联的问题放在一个请示 里,使上级无法批复,影响工作。

第三,要按级请示,确实必须越级请示的,也应同时抄送直接的 上级机关。如果一项请示涉及不止一个上级机关,应当以主管此项请 示的上级机关为主送单位,其他为抄送单位,避免职责不明,耽误处 理时间。除领导直接交办的事项外,请示不要直接送领导者个人,也 不要同时抄送同级和下级机关。

第四,它的格式也包括标题。正文和结尾,它的标题一定要写明 事由,不能光写“请示”,以提请上级机关注意,及时处理。 十、批复 批复:“适用于答复下级机关的请示事项”。

批复具有针对性、权威性、鲜明性。它是对某项具体工作发表指 示、意见,对受文的下级有约束力,特别是关于重要事项或重大问题 的批复,往往有明显的法规作用。批复中对答复的问题应态度鲜明, 观点明确,不能模棱两可,使人无所适从。

批复的正文分为批复根据、批复事项两部分。

批复根据,要极其简要地引述来文的请示事项,或引述来文标 题,都是一句话就可以说清楚的。

批复事项是主要部分,要针对请示的内容,给予明确答复或具体 指示。有些批复,不是简单地就请示事项表明态度,还应根据需要给 予具体指示。 11 批复如果不同意下级的请示,则应简要说明理由,以利对方接 受,及时作出相应安排。 撰写批复时应注意:

第一,批复要紧扣请示明确作答,不要答非所问,复非所求,节 外生枝。有时以有关法规、文件精神为依据答复问题时,应写明引据 出处,以备执行中查考。

第二,批复内容若涉及其他部门,起草批复时应同有关部门会签 或商量,但不能互相推倭,造成公文旅行。

第三,批复一定要有明确的受文单位。有的在标题中就标明了受 文单位。正文结尾可写上“特此批复”、“此复”,也可以不写。 十一、意见 意见:“适用于对重要问题提出见解和处理办法。” 意见是《办法》中新增加的文种。主要用于对重要问题提出见解 和处理办法。从行文方向看可以是上行文,也可以是下行文。作为上 行文,可用于向上级机关报请批转或转发有关事项。作为下行文,可 用于领导机关或某些重要问题提出处理的方针、原则和措施、办法。

意见一般由引言、正文和结尾三部分组成。引言要写明提出意见 的事由、依据和目的。正文部分是意见所提出的具体见解和措施办 法,可采用小标题或围绕问题分条列项进行撰写。结尾,对贯彻意见 提出具体要求。意见的标题由发文机关、事由和文种组成。 12 十二、函 函:“适用于不相隶属机关之间商洽工作,询问和答复问题,请求批 准和答复审批事项”。

函的应用范围比较广泛,在上下级机关之间、平级机关之间或不 相隶属的机关单位之间,涉及各方面的公务联系,都可使用。

较为正规的公函,格式可分为三部分:

开头,包括标题、编号和受文单位。标题可由发函单位、事由、 文种组成。

正文是函的主要部分,要看不同用途来确定写法。去函要把商洽 的原委、询问的问题、请求的事项、告知的情况等写清楚,以便得到 对方的支持、理解或回答。复函,要针对来件所询问的问题、商请的 事项给予明确答复,不能含糊其词,模棱两可,不着边际。

结尾包括结束语及署名、日期。结束语如去函的“为要”、“为盼”、 “为感”、“为荷”,复函的“特此复函”、“此复”等。也可不写结束语,正 文写完即结束。

撰写函件应注意:

第一,要写的内容专一、集中、中心突出,一般要一函一事。

第二,要有分寸。对上应尊重,对下应谦逊,对平行或不相隶属 机关,应以礼相待。语气应力求平和、礼貌。要摒弃不必要的客套、 无须讲的道理、空洞的套话。

第三,恰当使用习惯用语。 十三、会议纪要 13 会议纪要:“适用于记载、传达会议情况和议定事项”。

根据会议性质的不同,会议纪要可以分为办公会议纪要和其它专 题会议纪要两大类。

办公会议纪要的标题,可写为会议名称加纪要。专题会议纪要的 标题可写为事由加会议纪要。如:关于减轻农民负担问题的会议纪 要。一般政府机关的办公会议、常务会议都有固定的文头。如:×× 省人民政府省长办公会议纪要、××省人民政府常务会议纪要等。正 文可以分为两个部分。

第一部分简要叙述会议组织情况,可以写出会议时间、地点、主 持人、出席人员、列席人员 (办公会议的列席人员通常写在正文之后) 等。若会议只有一个议题,可以写明专题研究讨论的议题名称。如:

专题研究了农业问题等。

第二部分是写会议精神和议定事项,这是纪要的主要部分。办公 会议纪要的这部分。可以写对议题的讨论情况、各种意见、建议、会 议作出的决议、决定,布置的工作、任务,将要采取的措施和要求等。

若只有一个议题,常采用贯通式的纵式结构,不分条款。专题会 议纪要也可采用这种写法;若多项议题,可依会议议程的先后顺序安 排组织材料。

撰写会议纪要应注意:

第一,会议纪要是对所有会议材料的概括、综合和提炼,因此, 要写好纪要必须做好处理材料的工作。要广泛搜集会议材料,全面掌 握会议情况;要按照会议精神和领导工作意图,对材料进行分类和筛 选;要对选用的材料进行分析和综合,围绕中心组织好材料。 14 第二,纪要篇幅不宜过长,语言要简明扼要。纪要常用第三人称 进行叙述,如“会议认为”、“会议强调”、“会议指出”、“会议号召”、“会 议决定”之类。

第三,会议纪要必须全面准确地反映会议情况和基本精神,其内 容必须真实、准确。因此,会议记录人员一定要聚精会神,尽最大努 力作好会议记录。 15

行政机关公文种类 国务院颁布的《国家行政机关公文处理办法》 (以下简 称《办法》 )第二章“公文种类”共确定了“命令(令) 、决 定、公告、通告、通知、通报、议案、报...

第九条 行政机关的公文种类主要有: (一)命令(令) 适用于依照有关法律公布行政法规和规章;宣布施行重大强制性行政措施;嘉奖有关单位及人员。 (二)决定 ...

B、13种 (一)命令(令) 适用于依照有关法律公布行政法规和规章;宣布施行重大强制性行政措施;嘉奖有关单位及人员。 (二)决定 适用于对重要事项或者重大行动...

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