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上传时间:2012-05-22 来源:公文写作格式

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公务文书写作 1 1 具体内容可参看《大学基础写作》第六章《行政公文》 ,特别是其附录的例文,湖南大学出版社,2008 年 2 月第 2 版。

1 目 录 第一章 公文的历史、 概念和特点.......................................................................... 3 一、公文的历史..................................................................................................... 3 二、公文的概念和特点......................................................................................... 4 第二章 公文的分类、格式和行文规则.................................................................. 10 一、公文的分类................................................................................................... 10 二、公文的格式................................................................................................... 12 三、公文的主要行文规则................................................................................... 17 第三章 通知 通报.................................................................................................. 20 一、通知............................................................................................................... 20 二、通报............................................................................................................... 24 第四章 请示 报告.................................................................................................. 27 一、请示............................................................................................................... 27 二、报告............................................................................................................... 30 第五章 函 公告与通告.......................................................................................... 35 一、函................................................................................................................... 35 二、公告............................................................................................................... 38 三、通告............................................................................................................... 39 2 第一章 一、公文的历史 公文的历史、 概念和特点 公文是随着人类社会的不断演进, 在管理比较复杂公共事物的基 础上发展起来的。斯大林说:“生产的继续发展,阶级的出现,文字 的出现,国家的产生,国家进行管理工作需要比较有条理的文书。” 所以,随着生产力的不断发展,特别是氏族、部落,甚至阶级、国家 的逐渐形成,公文文书就成了管理公共事物、进行政务活动的重要工 具。

距今 3500 年的甲骨文是商代王室进行占卜时所作的简短记录, 其中大多数是公牍文书片段。孔子编订的《尚书》无疑是我国最早的 文章总集,其中多数都属于公文。

《尚书》中的文章大体有六种体式, 已基本显现古代公文体系的雏形:典(记述典章制度) 、谟(议政的 策论) 、训(教诲的论说) 、诰(训诫的文告) 、誓(出征的誓词) 、命 (君主的命令和诏书) 。由此可见,在中国早期社会治理中,公文, 作为最为古老的文体,就已经显示了其不可替代的巨大功用:

“上古 结绳而治,后世圣人易之以书契,百官以治,万民以察。

” 秦汉时期,随着中央集权的国家政权的逐步建立和稳固,公文的 文类和体式都得以进一步发展和成熟, 如皇帝使用的诏、 制、 策、 赦, 臣子使用的章、奏、表、议等,并正式出现了“公文”一词。魏晋南 北朝时期,公文的分类更为明确。刘勰在《文心雕龙·章表》中说:

“章以谢恩,奏以按劾,表以陈情,议以执异。

”由此可见,同样都 3 是臣子对皇帝使用的文体,但其功用和侧重点都有不同。这个时期的 公文在写作理论上也获得了很大的进展。如曹丕不仅亲自撰写公文, 还推出有关公文写作的理论著作《典论·论文》 。他把文章体式分为 “四科八体” :

“奏议宜雅,书论宜理,铭诔尚实,诗赋欲丽。

”其中 的奏、议、书、论、铭、诔都是应用文,多数都可作为公文体式。只 有后两种是文学作品的体裁。曹丕甚至把文章推举到“盖文章,经国 之大业,不朽之盛事”的高度,这里的文章自然包括公文一类的应用 性文体。

自唐宋至于明清,中国古代公文的体制日益完备,公文分类也存 在日趋繁杂的倾向。特别是唐宋,随着散文创作高峰的到来,公文的 撰写也涌现了一大批名篇佳作,如魏征的《谏太宗十思疏》 、韩愈的 《论佛骨表》 、柳宗元的《上枢密韩太尉书》 、欧阳修的《朋党论》 、 王安石的《上仁宗皇帝言事书》 、苏轼的《为政之宽严》等。

辛亥革命以后,南京临时政府在民国元年(1912)即颁布了第一 个现代公文条例。

其后的北洋军阀政府和国民党政府都相继颁布了自 己的公文条例。新中国成立后,中央人民政府政务院在 1951 年就发 布了《公文暂行办法》 。半个多世纪以来, 《公文暂行办法》历经了 1957、1981、1987、1993 和 2000 年五次修改,最终发展成了目前所 使用的 《国家行政机关公文处理办法》 。

二、公文的概念和特点 我国的公文体系有自己的特点, 包括了党的机关公文和行政机关 4 的公文。按中共中央办公厅发布的《中国共产党机关公文处理条例》 , 目前党的机关公文有 14 种:决议、决定、指示、意见、通知、通报、 公报、报告、请示、批复、条例、规定、函、会议纪要。另外还有一 些具有较强专业色彩的文书体系,如军队公文、外交文书、司法文书 等。而我们通常所说的公文,一般是指国家行政机关的公文。

为使国家行政机关的公文处理规范化、制度化、科学化,国务院 办公厅 2000 年 8 月 24 日制定了新的 《国家行政机关公文处理办法》 , 并于 2001 年 1 月 1 日起施行。

《国家行政机关公文处理办法》指出:

“行政机关的公文(包括电 报,下同),是行政机关在行政管理过程中形成的具有法定效力和规 范体式的公务文书,是依法行政和进行公务活动的重要工具。

”行政 公文具有发布政令、指导工作、沟通信息等重要功能。行政公文也为 各社会团体和企事业单位行使管理职权、 处理日常工作提供了重要工 具。因此,作为一名管理者,不论从事何种工作,通晓行政公文的相 关知识,能写规范的行政公文,应该是一项基本索质。

新颁布的国家行政机关公文,共有 13 种:

(1)命令(令); (2) 决定; (3)公告;(4)通告;(5)通知;(6)通报;(7)议案;(8)报告;(9) 请示;(10)批复;(11)意见;(12)函; (13)会议纪要。比较新旧《办 法》可以发现,原规定中的“指示”被取消,新增加了“意见” 。

公文作为具有法定效力和规范体式的公务文书, 与其它应用文相 比,体现了如下四个方面的鲜明特点: 5 (一) 法定的作者 法定的作者是指依照法律和有关条例、章程成立,并能以自己的 名义行使法定的职能和承担一定义务的机关、组织。各级党政机关、 人民团体、企事业单位,凡是依法建立的,都是法定的作者,都可以 根据自己的职能和权限制发公文。

有些公文以机关首长或单位领导人名义发布,是领导人、负责人 行使职权的一种表现。因此,他们也是法定的作者。

文秘人员只是拟稿者,不能等同于法定的作者。

任何单位或个人都不得伪造公文,伪造公文的单位或个人将被追 究法律责任。

(二)法定的效力 法定的效力是公文的特殊功能——公文的这一特点是任何其它 应用文所不能具备的。

法定作者在法定范围内制发公文是行使行政职 权的表现,而它所制作的公文代表了制发机关或单位的意志,具有法 定的效力和行政的制约力, 有关单位或个人如果不执行或违反公文的 规定,就会受到法律的制裁或行政的处分。正因如此,公文的制发才 需要特别慎重,不可等闲视之。

(三)规范的体式 为了维护公文的严肃性和权威性, 《国家行政机关公文处理办法》 对公文规范化体式的几个方面都有明确的规定和严格的要求, 它主要 体现在以下三个方面:

1、标准化的格式。 6 2、一定的行文规则。

3、约定俗成的语言。

前两个方面我们在后面会专门讲解,这里略谈一谈公文的语言。

公文的语言特色主要有以下几点: (1)庄重 公文代表着发文机关的意志,有着法定的效力和行政约束力, 表现在语言上,就体现为语气庄严、措辞郑重,不容置疑。

如公文下行文的转折性词语:

“特发布如下命令” 、 “特命令如下” 、 “现予公告” 。

公文下行文的结尾词语:

“请即遵照执行” 、 “此复” 、 “此令” 、 “自公布之日起施行” 、 “特 此通报” 。

公文语言一般排斥方言口语,如,它用“优异、优秀、优良”这 一类词语,而不用“棒” 、 “帅” 、 “盖帽了” ;用“积累资金”而不用 “攒钱” ;用“故意寻衅”而不用“有意找茬儿” ;用“特此函达”而 不说“特写了这封公函寄发给你们” 。

当然,一些口头词语,其特定含义尽人皆知,也并不有损行文的 庄重,公文还是可以采用的。如:

“小金库” 、 “拳头产品” 、 “大锅饭” 、 “铁饭碗” 、 “定心丸” 、 “绊脚石” 、 “开绿灯” 、 “钻空子”等。

(2)平实 公文在表达上要求朴实自然,明白晓畅。

叶圣陶曾说,公文不一定是好文章,但必须写得一清二楚,十分 7 明确,句稳词妥,通体顺畅,让人家不折不扣地理解你说的是什么。

因此,公文写作忌用华丽的词藻,不用渲染夸张( “气贯长虹” 、 “怒 发冲冠” ) ,一般不用描写( “笑容可掬” 、 “热泪盈眶” )和抒情、感叹 ( “啊” 、 “嘿” 、 “哎呀” ) 。

也正因此,公文写作不用比喻、比拟、夸张、对偶、借代、排比、 反复、设问、反问、反语、象征等修辞手法。

(3)简明 公文的语言要简洁明快、言简意赅,让人一目了然。它也体现了 机关工作的作风。公文忌拖泥带水、杂沓累赘,也就是忌“冗章” 、 “冗句” 、 “冗字” 。

(4)准确 准确是公文语言最重要的特点。它既包括公文要符合国家法规、 政策上面的要求,也包括在公文行文的过程中遣词造句要周密确切、 无虚假错漏、界限清楚、不生歧义。

“一字入公文,九牛拔不出” 。有 时,字句上一个小小的失误,就会造成难以估量的政治或经济损失。

(四)特定的程序 公文的处理指公文的办理(包括发文办理和收文办理) 、管理、 整理(立卷) 、归档等一系列相互关联、衔接有序的工作。

发文办理指以本机关名义制发公文的过程,包括草拟、审核、签 发、复核、缮印、用印、登记、分发等程序。其中的每一道程序,都 有其特定的严格要求,如审核的重点是:是否确需行文,行文方式是 否妥当, 是否符合行文规则和拟制公文的有关要求, 公文格式是否符 8 合规定。

收文办理指对收到公文的办理过程,包括签收、登记、审核、拟 办、批办、承办、催办等程序。

公文办理完毕后,应当根据《中华人民共和国档案法》和其他有 关规定,及时整理(立卷) 、归档。

个人不得保存应当归档的公文。

公文由文秘部门或专职人员统一 收发、 审核、 用印、 归档和销毁。

不具备归档价值和存查价值的公文, 经过鉴别并经办公厅(室)负责人批准,可以销毁。销毁秘密公文应 当到指定场所由二人以上监销,保证不丢失、不漏销。其中,销毁绝 密公文(含密码电报)应当进行登记。

公文的运转流程就是由这些相互衔接的一系列特定的程序构成。

只有这样,公文处理才能真正做到及时、准确、安全。 9 第二章 一、公文的分类 公文的分类、格式和行文规则 国家行政机关的 13 种公文可以按照不同的标准来进行分类, 但最 主要的是按照公文行文关系和性质作用来划分。

(一) 、按行文关系划分 行文是指以通报情况、请示问题、商洽事务等为目的的文字往来 过程。行文应当确有必要,注重效用。而行文关系应根据隶属关系和 职权范围确定。党政机关的行文分为上行文、平行文和下行文三种。

1、上行文 下级机关向所属上级机关呈送的公文,称为上行文。如报告、请 示等。

2、平行文 平级机关或不相隶属机关之间的发文,称为平行文。如函。另外, 议案, 适用于各级人民政府按照法律程序向同级人民代表大会或人民 代表大会常务委员会提请审议事项,被视为单向应用的专用公文,属 非严格意义上的平行文一类。

3、下行文 上级机关向下属机关发送的公文,称为下行文。如命令(令) 、决 定、公告、通告、通知、通报、批复、意见等。

(二) 、按性质作用划分 1、政令性公文 10 政令性公文是指国家和地方政府机关发布的具有鲜明的政治性、 法令性和政策性的公文。它与党和国家的方针、政策密切相关,具有 很强的约束力和指导性。

如主要用于依照有关法律发布行政法规和规 章、宣布施行重大强制性行政措施和嘉奖有关单位及人员的命令 (令) ;如适用于对重要事项或重大行动做出安排等的决定;如对下 级机关进行工作指导的批复、意见,甚至一些带指示性质的通知、函 等,都属于政令性公文一类。

2、知照性公文 知照性公文是指上级机关向下级机关或人民群众告知相关事项、 传递相关信息的公文。如通知、通报、公告、通告和某些带通知性质 的函等。

3、呈请性公文 呈请性公文是指下级机关向上级机关汇报工作、反映情况、提出 意见或建议、请求指示或批准时使用的公文。如请示、报告和某些带 请求批准事项的函、议案等。

4、商洽性公文 商洽性公文是指平级机关或不相隶属机关之间商洽工作、询问和 答复问题,请求批准和答复审批事项的公文。如函。

总之,公文按照不同的分类标准有不同的划分方法。而同一种公 文完全可以用不同的分类方法来描述它,如请示,按行文关系来划分 属于上行文;按性质作用来划分属于呈请性公文。 11 二、公文的格式 公文具有规范的体式,是公文完整性、权威性和规范性的体现, 也有利于公文的制发、收文和归档。

《国家行政机关公文处理办法》 对公文格式作了明确规定。国家技术监督局发布了国家标准的《国家 行政机关公文格式》 (见本章附录一) 。根据组成公文的各要素,我们 把公文划分为眉首、主体、版记三部分。

(一)眉首 置于公文首页红色反线以上的各要素统称眉首。

它包括秘密等级、 紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人等要素。

1、秘密等级 国家秘密关系国家的安全和利益。1988 年 9 月 5 日第七届全国人 民代表大会常务委员会第 3 次会议,通过《中华人民共和国保守国家 秘密法》 。国家秘密的密级分为“绝密” 、 “机密” 、 “秘密”三级。涉 及国家秘密的公文应当标明密级和保密期限,其中, “绝密” 、 “机密” 级公文还应当表明份数序号。2010 年 10 月 1 日,新修订的《保守国 家秘密法》开始实施。保密期限有所修改,绝密不超过三十年,机密 不超过二十年,秘密不超过十年。

2、紧急程度 紧急公文应当根据紧急程度分别标明“特急”或“急件” 。

“特急” 要求立即办, “急件”要求提前办。其中电报应当分别标明“特提” 、 “特急” 、 “加急” 、 “平急” 。

3、发文机关 12 发文机关,是公文制发机关的标记,是公文眉首的主要内容。由 发文机关全称或规范化简称后加 “文件” 二字构成。

如 “国务院文件” 、 “湖南省人民政府文件” 。对一些特定的公文,可只标识发文机关全 称或规范化简称。

联合行文时,主办机关排列在前。

4、发文字号 发文字号,是指发文机关对所制发的公文依次编排的顺序代码。

其作用是便于查找和对公文进行统计和管理。

发文字号由 “机关代字 +年份+序号”构成,如“国办发〔2006〕66 号” 。

发文机关代字要简明、规范。一经确定,应固定使用。一件公文 只有一个发文字号。联合行文时,只标明主办机关发文字号。

5、签发人 签发人,是指代表机关或部门的领导人。签发是形成文件的最后 一个关键环节。文件经过领导人核准签发即可生效。签发人对文件从 政治到文字都负有完全责任。

会签,是指两个及两个以上机关联名行文,须经各联名机关的领 导人联名签署。

上行文应当注明签发人、 会签人姓名, 平行排列于发文字号右侧。

发文字号居左空一字,签发人居右空一字。

“签发人”三字后标冒号, 冒号后标识签发人姓名。

其中, “请示”应当在附注处注明联系人的姓名和电话。

(二)主体 13 置于红色反线 ( 不含 ) 以下至主题词 ( 不含 ) 之间的各要素统称主 体。它包括公文标题、主送机关、正文、附件、印章、成文日期、附 注等。

1、公文标题 公文标题应当准确简要地概括公文的主要内容并标明公文种类, 一般应当标明发文机关。所以,完整的公文标题由“发文机关+发文 事由+文种”构成。如“国务院关于加强水土保持工作的通知” 。但有 时标题中的某些要素可以省略。

公文标题中除法规、规章名称加书名号外,一般不用标点符号。

2、主送机关 主送机关,是指收受公文并对公文负主办或答复责任的机关。主 送机关应当使用全称或者规范化简称、统称。一般而言,主送机关不 应写领导人个人姓名。主送机关名称后标冒号。

除普发性文件外,一般一份文件只能选择一个主送机关。

如果下行文主送机关不止一个,应按其性质、级别或惯例依次排 列。如国务院公文,主送机关一般写成“各省、自治区、直辖市人民 政府,国务院各部委、各直属机关” 。

如主送机关名称过多而使公文首页不能显示正文时,应将主送机 关名称移至版记中的主题词之下、抄送之上,标识方法同抄送。

如果是周知性的公文,可以省略主送机关。

3、正文 公文正文,是公文的主体部分。其作用在于阐述公文的内容,表 14 达发文意图。写好正文是公文写作的最基本、也最重要的任务。正文 除简短公文外,大致分三个部分:

开头部分,可以交代发文的目的、缘由或行文的依据,也可以概 括全文主要观点或结论,以引起发文对象的重视。

中间部分,表述公文的主要内容,应当观点鲜明,条理清楚,叙 述简洁,要求明确。

结尾部分,一般是根据发文机关的意见和要求,写一个简短的结 语,既可以概括全文观点,也可以提出希望,发出号召等;或者根据 文种的程式要求,写一个常规的尾语。

4、附件 附件,是指随文件发送的其他公文或材料。公文如有附件,应当 在正文之后,成文时间之前,注明附件顺序和名称。具体写法是在正 文结束之后另起一行空两格注明:

“附件:

《×××××××》 ” 有一类附件与公文正件具有同等效力,其作用在于进一步补充和 完善公文正件的内容。如用命令、决定发布的行政法规和规章,用通 知转发的文件,以及议案之后的具体方案等。另一类附件不具备现实 执行效用, 只为受文者正确理解和执行公文正件提供参考。

因此, “附 件”只是一种处理形式,并不意味着附件不重要。

5、印章(落款) 印章是机关权力的象征, 加盖印章是公文生效的凭据。

公文除 “会 议纪要” 和以电报形式发出的以外, 均需加盖印章。

联合上报的公文, 由主办机关加盖印章;联合下发的公文,发文机关都应当加盖印章。 15 务使印章与正文同处一面(页),不得采取标识“此页无正文”的 方法解决。

落款即俗称的署名。

6、成文日期 成文日期指公文生效的日期。公文成文日期一般以负责人签发的 日期为准, 联合行文以最后签发机关负责人的签发日期为准。

经会议 讨论通过的公文,以会议通过日期为准。电报以发出日期为准。需值 得注意的是,国家行政机关公文的成文日期一般用汉字书写,且年、 月、日必须标全,缺一不可。

7、附注 附注指公文需要说明的其他事项。如文件的阅读范围、 使用方法, 公文中需要加以解释的名词术语等,都应当加括号标注。

(三)版记 置于主题词以下的各要素统称版记。它包括主题词、抄送机关、 印发机关和印发时间等。

1、主题词 公文应当标注主题词。主题词,是指用以揭示公文主要内容和归 属类别并经规范化处理的词语。主题词是为适应办公自动化、信息化 的需要而设立的。主题词的作用在于高度概括公文主题的核心内容, 为主题检索法的运用提供检索标识。

主题词应当尽量从《国务院公文 主题词表》中选取。该词表共由 15 类 l 049 个主题词组成,分为主表 和附表两大部分。 16 一份文件的标引, 主题词一般以 4 到 5 个为宜, 词目之间空一字, 不用标点符号; 标引顺序是先标类别词, 再标类属词; 在标类属词时, 先标反映文件内容的词,最后标反映文件形式的词(即文种)。如《国 务院关于加强水土保持工作的通知》 ,先标类别词“农业” .再标类属 词“水土保持” ,最后标上“通知” 。

当词表中找不到准确反映文件主题内容的类属词时,可只在类别 词中选择适当的词标引。

2、抄送机关 抄送机关指除主送机关外需要执行或知晓公文的其他机关,应当 使用全称或者规范化简称、统称。抄送机关不需要承办公文、或负有 答复公文的责任,其行文的目的是使这些机关了解公文内容,在必要 时给予指导和配合。

如果需要抄送的机关比较多,在安排顺序上应当上级机关在前, 不相隶属机关和下级机关在后。

向下级机关的重要行文应当同时抄送 直接上级机关。但在向上级机关请示、报告时,不得同时抄送其下级 机关。

3、印发机关 印发机关指加盖印章、封发公文的机关或部门,一般为发文机关 的办公部门。

4、印发时间 印发时间指公文付印的日期。

三、公文的主要行文规则 17 根据《国家行政机关公文处理办法》 ,行政机关公文的行文规则主 要有如下几项:

(一) 、行文应当确有必要,注重效用。

行文关系根据隶属关系和职权范围确定,一般不得越级请示和报 告。

(二) 、同级政府、同级政府各部门、上级政府部门与下一级政府 可以联合行文;政府与同级党委和军队机关可以联合行文;政府部门 与相应的党组织和军队机关可以联合行文; 政府部门与同级人民团体 和具有行政职能的事业单位也可以联合行文。

(三) 、 政府各部门依据部门职权可以相互行文和向下一级政府的 相关业务部门行文;除以函的形式商洽工作、询问和答复问题、审批 事项外,一般不得向下一级政府正式行文。

(四) 、属于部门职权范围内的事务,应当由部门自行行文或联合 行文。联合行文应当明确主办部门。须经政府审批的事项,经政府同 意也可以由部门行文,文中应当注明经政府同意。

(五) 、向下级机关或者本系统的重要行文,应当同时抄送直接上 级机关。

(六) 、 “请示”应当一文一事;一般只写一个主送机关,需要同 时送其他机关的,应当用抄送形式,但不得抄送其下级机关。

“报告”不得夹带请示事项。

(七) 、 除上级机关负责人直接交办的事项外, 不得以机关名义向 上级机关负责人报送“请示” 、 “意见”和“报告” 。 18 (八) 、受双重领导的机关向上级机关行文,应当写明主送机关和 抄送机关。上级机关向受双重领导的下级机关行文,必要时应当抄送 其另一上级机关。 19 第三章 一、通知 (一)通知的概念 通知 通报 通知是指适用于批转下级机关的公文,转发上级机关和不相隶属 机关的公文, 传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或者执行的 事项,任免人员的文种。由于使用范围广泛,运用比较灵活、快 捷,对工作的指导性强,且具有一定的权威性,通知是各级党政 机关、人民团体、企事业单位在公务活动中使用频率最高的一种 公文。 (二)通知的种类 根据通知的适应范围,一般将通知分为五种类型。 1、指示性通知 一般指用于要求下级机关办理和执行相关工作事项的通知。 2、发布性通知 一般指用于发布法规、规章、制度等法规性文件的通知。 3、批转、转发性通知 一般指批转下级机关公文、转发上级机关、同级机关或不相 隶属机关公文的通知。 4、周知性通知 一般指需要有关单位周知相关事项的通知,如机构调整、召 开会议等。如《国务院关于国家安全生产监督管理局(国家煤矿 20 安全监察局)机构调整的通知》和《关于召开 2006 北京国际保 安研讨会的通知》 (见附录二) 5、任免通知 一般指用于公布任免相关人员的通知。

就严格意义上而言,任免通知也应划归周知性通知一类。但 因其特点、写法都有别于其它类型的通知,主要是以极其简明扼 要的文字写明相关任免事项,如任免人员的姓名、职务、任职期 限等,故在此仍把任免通知单列为一种类型。如《上海市人民政 府关于×××同志职务任免的通知》 。

(三)通知的写法 通知由标题、主送机关、正文、落款和成文时间四部分组成。

在发布性、批转、转发性通知中,还有附件。

1、标题 通知标题常用的写法有三种:

(1)发布性通知的标题 发布性通知一般用来发布法规和印发文件。其标题属于三要素完 整的完全式标题,格式为“发文机关+事由+文种” ,其中“事由”一 项由“关于颁布” 、 “关于发布” 、 “关于实施” 、 “关于印发”等词与文 件名称(不省略书名号)组成,如《国务院关于发布<国家行政机关公 文处理办法>的通知》 、 《教育部关于印发<关于违反研究生入学考试规 定行为的暂行处理办法>的通知》等。

(2)批转、转发性通知的标题 21 这类通知一般也要写 “发文机关十事由+文种” 三要素, 其中 “事 由”一般由“转发”或“批转”二字,与省略书名号的文件名称组成。

其中,批转性通知,如《国务院批转国家药品监督管理局关于药品监 督管理体制改革方案的通知》 、 《国务院批转公安部关于推进小城镇户 籍管理制度改革意见的通知》等;转发性通知,如《国务院办公厅转 发教育部等部门关于进一步加快高等学校后勤社会化改革意见的通 知》 、 《黑龙江省人民政府转发国务院关于进一步深化棉花流通体制改 革意见的通知》等。

(3)周知性通知的标题 一般只由“发文事由+文种”两要素组成。另外,如属紧急事项 的通知,要在“通知”前冠以“紧急”字样,如《国务院办公厅关于 切实加强民用爆炸物品安全管理的紧急通知》 、 《国务院办公厅关于切 实加强当前森林防火工作的紧急通知》 ;有的标题在“通知”前加上 “重要” 字样; 有的通知是几个单位联合发出, 因而在标题上写明 “联 合通知”字样。

正式行文的通知,其标题不能只写“通知”二字。

2.主送机关 即被通知对象或主送单位。

3.正文 通知的正文一般是由开头、主体、结尾三个部分组成。其开头部 分往往简明扼要地阐明制发通知的依据与目的, 然后用承启语过渡到 主体部分。常用的承启语有“现通知如下” 、 “特作如下通知” 、 “现 22 将有关事项通知如下” 、 “望按以下通知精神执行”等,其后用冒号。

通知的主体部分一般分段或分条叙述通知的具体事项, 要尽量做到行 文准确,条理清楚,以便于主送机关迅速地理解和执行。在通知结尾 处一般写明要求,如“以上通知,望认真贯彻执行” 、 “特此通知, 望认真贯彻执行” 、 “本通知自下发之日起实行”等语。但也有些通知 不用上述结束词语,对如何执行提得十分具体,而且作为正文的最后 一项,在撰写时另起一行单独列出。但在实际写作中,人们往往通知 事项和执行要求合在一起写, 从而使文字更加简练。

如附录三的例文, 其正文由通知缘由和通知事项两部分组成, 而执行要求就融合在具体 的措施中。

值得注意的是, 发布性通知和批转、 转发性通知的正文与上述通 知写作要求有所不同。如发布性通知,用于发布(印发)行政法规和 规章制度,一般都很简短,往往只有“现将《关于??》印发给你们, 请结合本单位的实际贯彻执行”一句话,前半句点明发布对象,后半 句提出贯彻执行的要求(见附录四) 。而批转性通知一般由发文机关 对被批转公文的表态、 执行要求和发文机关对此项专门工作重要意义 所作的进一步阐发三个部分组成(见附录五) 。有时,如果没有必要 再作进一步强调,可以省略第三个部分内容(见附录六) 。

4.落款和成文时间 在正文的右下方盖发文机关公章,在公章下面写清发文的年月 日。

5.附件 23 如果有附件,在正文下空一行左侧标识“附件” ,其后加冒号和附 件标题。

二、通报 (一)通报的概念 通报是指适用于表彰先进,批评错误,传达重要精神或者状 况的文种。

通报的首要特点是真实性。在这一点上它与新闻有相似之 处。通报所涉及的任何事实和情况都必须符合客观实际,不能凭 空捏造或有虚假错漏。可以说,真实性是通报的立“文”之本。

通报的另一特点是典型性。通过被通报对象这一个“点”的深入 剖析,带动相关的整个“面”上的工作,这是每一种通报的根本 出发点。所以,不论是正面的典型,还是反面的典型,通报只有 具备了典型性,才能达到广泛的教育、激励、鞭策的目的。最后, 通报还具有实效性。

通报行文的目的, 在于尽快把情况传达下去, 以起到教育作用和告知作用,因此撰写通报除客观真实外,还十 分讲求实效性,特别要求迅速及时。

(二)通报的种类 根据通报的行文目的和适用范围,通报大致可以分为三类:

1、表彰性通报 用于在一定范围内表彰先进的人物和事迹,通过鲜明的价值 导向来指导工作。 24 2、批评性通报 用于在一定范围内批评错误的倾向和行为,通过剖析反面的 典型来指导工作。

3、情况通报 用于互通情况,传递信息,或对工作中存在的突出问题提出 指导性意见或要求。

(三)通报的写法 任何一个通报,都必须以真实、典型的事实为依据,在此基 础上再做出实事求是的分析和评价。但不同类型的通报,如表彰 性和批判性通报都属于奖惩性通报, 它们与情况性通报在具体写 作上还是稍有差异。现略述如下。

1、奖惩性通报 奖惩性通报主要包括了以下四个部分:

(1)基本事实 不论是表彰性还是批评性通报, 都要在通报的开头部分叙述 清楚被通报对象的基本事实和情况——要么是先进性事迹, 要么 是严重违纪或重大事故,包括事件发生的时间、地点、单位或人 物、经过、结果和影响等。这里主要以叙述、说明为主,尽量做 到既脉络清晰又简明扼要。

(2)分析、评价 这是一个对材料进行研究、分析、定性的阶段。表彰性通报 侧重于分析材料的重要经验或重大意义; 批评性通报侧重于分析 25 严重违纪行为或重大事故的危害、影响和教训。这个部分应当在 事实清楚的基础上予以精辟的议论、分析,透过现象看本质,从 而深刻揭示出被通报对象的典型性、教育性意义。

(3)表态、决定 这是一个由上级机关或领导人表明态度或做出决定的阶段。

它是建立在前面事实清楚、分析精到的基础之上的。表彰性通报 可以做出给予表扬、嘉奖等的决定;批评性通报可以给予党纪、 政纪等各种处分。

这个部分很重要, 如果没有上级机关或领导人 的首肯和表态,通报的价值和意义就会大打折扣, 它的权威性和 严肃性都会受到很大影响。

(4)希望、要求 通报的最终目的并不在于被通报对象本身, 而在于通过深入 剖析这个具有代表性的个案,以“点”带“面” ,推动整个工作 局面的顺利开展。所以,或者是学习先进,或者是吸取经验、教 训,不论怎样,在第四个部分对受文对象提出希望、要求是通报 写作中必不可少的阶段。

2、情况通报 写好情况通报的关键是对情况有一个全面、 充分的掌握。它 一般也需要具体介绍基本情况,对情况进行分析,指出其意义或 性质,并提出指导性意见——或者是对将来工作的安排和设想, 或者是针对有关责任事故而提出的整改措施和整改要求。 26 第四章 一、请示 请示 报告 (一)请示的概念 请示是指适用于向上级机关请求指示、批准的文种。

请示是呈请性公文,就行文关系而言属于上行文,并且是上级 机关必须及时予以批复的文种。

正因为需要请求上级机关指示、 批 准,请示必须在事前行文,不能先斩后奏。而为了请示事项的顺 利批复,请示的写作必须遵循一文一事的原则。

(二)请示的种类 根据请示的行文目的和适用范围,请示可分为两类: 1、指示性请示 这一类请示主要指下级机关大多涉及政策上、认识上的问 题。如对上级有关方针、政策、指示或法规不够明确或存在着不 同理解;在工作中遇到了新情况、新问题需要处理而无章可循、 无法可依——下级机关在面对诸如此类的政策上、 认识上的问题 时,毫无疑问,都需要上级机关做出明确指示。如《湖南省人民 政府法制办公室关于 1998 年征地、1999 年发生的补偿标准争议 能否适用裁决程序的请示》即属于指示性请示一类。

2、批准性请示 这一类请示主要指下级机关在权限、能力上存在困难。如人 事权、机构设置、重大决策和安排等;根据本地区(本单位)的 27 实际情况,需要对上级的某项政策、规定做出变通处理;在工作 中遇到人力、物力、财力等方面的困难,需请求上级机关予以帮 助、支持等。总之,凡按上级机关有关政策规定,不经请示批准, 无权自行处理的一类,都属于批准性请示 。如《关于报请批准<天 津市城市总体规划(2004-2020 年)>的请示》 、 《关于在国家版 图意识教育宣传画上使用国徽、国旗图案的请示》 、 《关于召开共 青团广州市第十三次代表大会的请示》 、 《××市人民政府关于解 决水利建设资金的请示》等即属于批准性请示一类。

(三)请示的写法 1、标题 请示的标题由发文机关、发文事由和文种三要素组成,如 《××省人民政府关于增拨防汛抢险救灾用油的请示》 。有时可 以省略发文机关,但一般不能省略发文事由。在标题中尽量不出 现与“请示”近义的词语,如“请求” 、 “申请”之类,以免语义重复。

请示也不能与报告连用,如过去常见的“请示报告”一类都是不正确 的。 2、主送机关 请示的主送机关一般只有一个,不能同时主送两个或两个以上 的上级机关。如果是属于受双重领导的机关,另一上级机关用抄 送的形式送达。请示的主送机关是发文机关的直接上一级机关,一 般不越级请示。如确需越级请示,除检举、控告上一级机关的越级 行文外, 应当同时抄送被越过的上级机关。

请示一般不得主送领导 28 者个人,不得同时抄送下级机关。 3、正文 请示的正文一般由三部分组成: (1)请示缘由 请示的缘由是指提出请示事项的根据、理由。请示的根据符不 符合实际,理由充不充分,都是写作请示的关键。在具体的写作 中,不但要实事求是,做到有理有据,甚至要以情动人,以取得 上级的理解和支持。

(2)请示事项 请示事项是指发文机关希望上级机关予以批示、 批准, 予以 帮助解决的问题,所写的事项、要求要尽量明确、具体。这里不 但要阐述清楚请示事项本身所具备的成熟条件和现实可行性, 有 时甚至还要提供多个可供上级机关参考、 选择的解决方案, 并说 明清楚发文机关自身的选择倾向。

(3)结语 作为上行文,请示必须有请求上级机关答复的结束语。结语 要简短、 规范, 不能有命令的语气。

约定俗成的结束语有:

“妥 否,请批示” 、 “当否,请批示” ,或 “以上意见妥否(当否), 请批示” 、 “以上请示,请批复” 。

4、落款与成文日期 29 二、报告 (一)报告的概念 报告是指适用于向上级机关汇报工作,反映情况,答复上级 机关询问的文种。

就行文关系而言,报告属于上行文。正因为报告的主要功能 是汇报工作, 反映情况, 所以, 运用叙述的手法来叙述工作事实, 说明情况,使上级机关及时、准确地了解下情,是报告的主要方 式。

(二)请示与报告的区别 请示和报告虽然都是上行文,过去甚至常常把“请示” 和“报 告”连用,写成“请示报告” ,但在适用范围和性质上,它们都 有很大的区别。

1、行文目的不同 请示是向上级机关请求指示、批准, 都是下级机关主动行文。

报告是向上级机关汇报工作,反映情况,答复询问,有时属 于被动性行文。

2、行文性质不同 请示属于“办件” ,上级机关有责任及时予以批复。

报告属于“阅件” ,上级机关了解情况就可以,一般不需要 予以答复。

3、行文时间不同 请示必须在事前行文,经过上级机关批复后方可行动,不得 30 先斩后奏。

报告一般是在事中、事后行文,以使上级机关了解工作情况 或备案待查。

4、行文要求不同 请示必须是一文一事,内容单一,写清请示的原因和内容即 可,篇幅短小。

报告,尤其是汇报性报告,涉及方面多,写法又详尽,篇幅 自然长。即使是一事一报的专题报告,篇幅也比请示长得多。

特别值得注意的是,报告内容中,一定不可夹带请示的内容。

5、结尾语言不同 请示的尾语一般为 “当(妥)否,请批示” ,或“以上意见 妥否(当否),请批示” 。

报告的尾语一般为“特此报告” ,或“以上报告如有不妥,请 指示” 。

要求上级予以批转的报告,尾语为“以上报告如无不妥 ( 不 当),请批转??贯彻执行” 。

(三)报告的分类 按照不同的分类标准,报告可以被分成不同的类型。

1、根据性质的不同,报告可分为综合性和专题性两种。

综合性报告是综合反映某一特定时间段内全局工作状况、 经 验和教训、以及未来趋势的报告。如政府工作报告一般属于此种 类型。 31 专题性报告是专门就某一问题、 情况等向上级机关所作的汇 报。各部门机关工作中常用的报告,多属于专题性报告。当然, 有些政府工作报告也属于专题性报告一类。

2、根据行文目的的不同,报告可分为呈报性报告和呈转性 报告 呈报性报告是汇报性报告, 其行文目的在于让上级机关了解 情况,并无批转要求。

呈转性报告是建议性报告, 其行文目的不仅仅在于让上级机 关了解有关情况, 而是希望上级机关将其建议或要求批转给各有 关单位贯彻执行。

3、根据内容和适用范围的不同,报告可以分为三种。

(1)工作报告 工作报告是指下级机关向上级机关汇报一定时期内全面工 作或专项工作的报告,以便上级机关了解进展并予以指导。从报 告性质来看,工作报告往往侧重于常规性工作的汇报。

(2)情况报告 情况报告是指向上级机关汇报情况的报告。

它主要用于汇报 本地区、 本部门所发生的重大紧急情况, 如重大事故、 严重灾害、 各种重大突发性事件、社会上出现的新倾向等,以便上级机关准 确、及时掌握事态发展动向,作出正确的处理。所以,情况报告 往往侧重于突发性重大情况的报告。

(3)答复报告 32 答复报告是指答复上级机关询问的报告。

答复报告是一种被 动行文,专门就上级机关来文进行具体回复,一般不节外生枝。

因此,答复报告写法都比较简单。

(四)报告的写法 1、标题 报告的标题由发文机关、发文事由和文种三要素组成,有时 可以省略发文机关,但一般不能省略发文事由。

2、主送机关 就行文关系而言,报告属于上行文,其主送机关一般只有一 个,不能同时主送两个或两个以上的上级机关。如果是属于受双 重领导的机关,另一上级机关用抄送的形式送达。

3、正文 报告的正文一般由开头语、报告事项和结束语三部分组成。

但不同类型的报告,其写法并不完全相同。而在实际工作中最为 常用的是工作报告和情况报告,现分别予以简要介绍。

(1)工作报告 工作报告主要用于汇报某一特定时间段内常规性的工作, 一 般注重汇报时间的常态性和汇报工作的全面性。因此,工作报告的 正文内容主要由以下几个部分组成:

首先是开头语部分,交代报 告的写作背景,概括工作的基本情况;其次是介绍工作的进展情 况; 再次是介绍开展工作的主要做法、所取得的成绩以及经验体 会; 最后是总结工作中所存在的问题、教训以及对今后工作的意 33 见等。

(2)情况报告 情况报告一般强调工作汇报时间的非常态性和汇报内容的 单一性。因此,情况报告的正文内容主要由以下几个部分组成:

首先, 是交代清楚事件发生的基本情况, 如时间、 地点、 单位 (人 物) 、经过及其所造成的后果;其次,深入剖析该事件发生的前 因后果、事件的性质及其严重影响;最后,提出对事件有关单位 (人物)的处理情况或处理意见,有针对性地强调预防措施、执 行要求等。

特别值得提出来的是,报告中的呈转性报告,多出自政府中 的具体业务部门。其写法往往突出两点:首先,是某一工作中所 存在的问题、原因及其严重影响;其次,提出解决这一问题的建 议或办法,并希望上级机关将其建议或办法批转相关部门、单位 贯彻执行。在这里,报告体现了其“提出建议和办法”的职能。

但是,在新的《国家行政机关公文处理办法》中,报告的这一职 能并没有显现出来,取而代之的是“适用于对重要问题提出见解 和办法”的“意见” 。由此可见,虽然性报告在实际工作中依然 频繁地被使用,但其作为呈转性文件的功能正在弱化。

报告的结尾语言一般为 “特此报告” , 或 “以上报告如有不妥, 请指示” 。如果属于呈转性报告,其结尾语言一般为“以上报告 如无不妥(不当),请批转??贯彻执行” 。

4、落款与成文日期 34 第五章 一、函 (一)函的概念 函 公告与通告 函是指适用于不相隶属机关之间商洽工作、询问和答复问 题,请求批准和答复审批事项的文种。就行文关系而言,函属于 比较严格意义上的平行文。

“不相隶属机关”是指与发文机关没 有直接上下级关系的机关,它既包括非同一系统的机关之间,也 包括同一系统的同级单位之间。所以,函的适用范围广泛,使用 起来十分方便、灵活。

(二)函的种类 按照不同的标准,函可以有不同的分类。如根据函的行文方 向,函有来函和复函之分:来函指为了商洽工作、询问问题和请 求批准有关事项等而主动给其它单位发出的函; 复函主要用来具 体、明确回复来函所提出的有关事项。

根据函的格式,函有公函和便函之分。

便函是一般性事物文 书,使用方便、灵活,但不属于正式公文;公函是具有法定效力 的正式公文,一般应有发文机关、发文字号、公文标题、主送机 关、加盖印章等各种要素。

按照内容和适用范围,函可以分为以下三种:

1、商洽函 商洽函主要用于不相隶属机关之间商洽工作中的某些具体 35 事宜,如干部调动、参观学习、请求帮助等。另外,告知对方某 一工作事项、邀请参加某活动等近似通知的函,也可归入商洽函 一类。如《关于组织参加 2006 北京国际保安研讨会的函》 。

2、询问函 询问函是指不相隶属机关之间询问相关工作事项的函, 如了 解情况、征求意见等。如《国家外国专家局教科文卫专家司 教 育部科学技术司关于对 <高等学校学科创新引智基地管理办法 >

征求意见的函》 。

3、答复函 答复函用于针对来函所提出的具体问题或请求批准的事项 等作出明确答复的函。如《教育部关于上海交通大学与上海第二 医科大学合并有关事宜的复函》 。

4、请批函 请批函是指向有关主管部门请求批准的函。

这类函与请示的 功能大致相同, 只是函的发文对象与发文机关之间不存在直接的 上下级关系,而是属于不相隶属机关,因此,相关请求批准事项 只能用函的形式办理。如《关于申请批准第二代身份证快证工本 费收费标准的函》 。

(三)函的写法 1、标题 函的标题一般由发文机关、发文事由和文种三要素组成。有 时可以省略发文机关,如《关于推荐 863 计划专家库专家的函》 。 36 如果是复函,标题中文种部分要标明“复函”字样。如《国务院 办公厅关于同意成立长春 2007 年第 6 届亚洲冬季运动会组委会 的复函》 。

2、主送机关 函的主送机关可以是一个,也可以是多个,根据工作实际需 要而定。如果属于答复函,其主送机关一般是来函的发文机关。

3、正文 来函和复函的正文在具体的写法上存在一定的差异,现略加 介绍如下。

来函主要由三部分组成。开头部分主要简介发函的目的、依 据、背景、缘由等,一般简明扼要,直叙其事。主体部分表述发 文机关所商洽、询问或请求的具体事项,一般应详细、具体,条 理清楚,以便于受文机关及时、顺利答复。结尾部分的语言要谦 和, 既不能盛气凌人, 也不能故作过低姿态。

结尾方式比较多样, 如果不需回复的函,其结语有“特此函告(达) ” 、 “专此函达” 等;如果是需要回复的函,其结语可以是“请函复” 、 “请复” 、 “以上意见,请予函复”等;如果是请批函,其结语可以是“妥 否,请函复” 、 “敬请批准为盼”等。例文见附录 1。

复函属于被动性行文,由引语和答复语、结语三部分组成。

复函的引语部分直接表明回复的对象,针对性很强, 因而要写清 楚来函的标题和发文字号。

一般的写法是 “×× 《来函标题》 (发 文字号)收悉,现答复如下” 。有时转折语可以是“经研究,现 37 将有关事项函复如下”等。复函的答语部分是针对来函所提出的 商洽、询问或请批事项给予明确、具体的答复,答语部分必须态 度鲜明,同意与否都要让来函机关一目了然,不能模棱两可、含 糊其词。复函的结语一般用“特(专)此函复” 、 “此复”等。例 文见附录 2。

4、成文日期、加盖印章 二、公告 (一)公告的特点 公告适用于向国内外宣布重要事项或法定事项。

它通常以国 家名义向国内外庄严宣告重大事件。

公告的内容要求单一、具体、准确。

其告知事项重大,在使用时特别慎重; 公告告知的范围比任何一种告知性文种都宽,是告知国内外 的; 公告一般是由国务院、全国人民代表大会等发布; 公告的文字简短准确,语气庄重平和。

(二)公告的写法 公告由标题、正文、落款和成文时间三部分组成。

1.标题 公告的标题由“发文机关+事由+文种”三要素组成;但在实 际公告中,大部分标题都省去了事由,由“发文机关+文种”两 38 要素组成。

2.正文 篇幅简短、内容较少的公告,一般采用一段式,说完即了。

如果内容稍复杂些,可把全文分成两大层次:

第一层写发布公告 的根据,第二层写公告的具体事项。公告的正文可以自然结尾, 不写尾语;也可以加上“特此公告”等习惯用语。

3.落款和成文时间 在正文的右下方盖发布机关公章,在公章下面写清发文的年 月日。

三、通告 (一)通告的特点 通告适用于公布社会各有关方面应当遵守或者周知的事 项。它通常以各级机关、团体或企事业单位的名义,发布在一定 范围内应当遵守或周知的事项。

通告的内容比公告广泛, 告知的事项也不如公告那样重大, 既有知照性、行止性的,也有办理性的; 通告告知的范围也不如公告宽泛, 一般限于国内的某一群体; 通告发布机关的级别也比公告的发布者为低,一般只限于国 家的某一职能部门,如公安部、市政府、工商局等。

通告的文字同公告的文字一样,都要准确庄重,除此之外, 通告的文字更有强制力和严肃性; 39 通告公布的形式更加多样,一般多采用张贴的形式; 通告一般署发文机关名称,有的通告还可以署发文机关主要 负责人的姓名。

(二)通告的写法 通告由标题、正文、落款和成文时间三部分组成。

1.标题 通告的标题由“发文机关+事由+文种”三要素组成,特别是 公布一些令行禁止类事项的通告;而一些知照性通告,一般省略 事由,只写发文机关和文种。

2.正文 通告的正文一般都由“发文原因” 、 “通告事项”和“结语” 三方面内容组成。

原因部分一般先写“依据??有关规定” ,或先概述一下有关 事实“近年来??” ,然后用“为了??”或“通告如下” 、 “特 通告如下”等语,来引出事项部分。

事项部分视容量大小,分别采取总述或分项的办法加以说 明,文字要详尽、具体和明确;少用术语,以便于领会和遵守。

在事项结束前,写上要求和希望,一般都很简短。

结语一般用“特此通告”四字,或“本通告自发布之日起实 施”等语。

3.落款和成文时间 在正文的右下方盖发文机关公章,在公章下面写清发文的年 40 月日。 41

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